Het bijhouden van je agenda kan een hele opgave zijn. Je agenda zit propvol en je hebt eigenlijk geen overzicht meer wat je met wie hebt afgesproken. In deze blog lees je vijf tips over het gestructureerd bijhouden van je zakelijke agenda (en het is ook toepasbaar voor je privé-agenda).
Hou je agenda elke dag bij
Het klinkt als een hele opgave, maar als je elke dag een klein beetje doet, scheelt het aan het einde van de week een hoop werk. Zorg er voor dat je een goede basis hebt: je werktijden staan duidelijk in je agenda (net als je vrije dagen en de feestdagen van dat jaar), je pauzes staan in de agenda en je agenda is gekoppeld met je privé-agenda zodat je geen dubbele afspraken kan inplannen. In een eerdere blog gaf ik al aan dat je het meest effectief werkt als je één moment per dag aan je mail werkt, dit blok kan je ook goed gebruiken voor jouw agenda. Heb je een afspraak bevestiging binnen gekregen? Zet deze dan gelijk in je agenda, inclusief locatie en eventuele andere belangrijke zaken.
Denk vooruit!
Als je de afspraak in je agenda staat, ben je er nog niet. Jammer he? Denk bij het inplannen van de afspraak vooruit. Heb je nog voorbereidingstijd nodig? Bijvoorbeeld voor het maken van een presentatie. Waar is de afspraak? Hoe lang is de reistijd? Kan je er makkelijk parkeren of moet je nog een stuk met het OV? Zet de reistijd in je agenda en reken minimaal een kwartier extra, zodat als je verdwaald je nog op tijd bent. Plan de voorbereidingstijd minimaal één week voor de afspraak in en niet één dag van te voren. Mocht er iets misgaan in je planning hoef je niet de dag van te voren te stressen om alles voor te bereiden.
Kijk vooruit!
Dit is niet hetzelfde als stap twee, het lijkt er wel op. Begin of eindig de week met een moment om je agenda door te nemen en kijk ook naar de twee volgende weken. Zo behoud je overzicht en weet je precies wat er aan komt. Het is goed om eens per maand iets verder vooruit te kijken, vooral richting de zomerperiode (zo kan je uitgerust op vakantie). Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan en je planning niet halsoverkop om hoeft te gooien.
Houd blokken vrij
Het ziet er natuurlijk super productief uit als je agenda van 8.00 tot 18.00 uur tot de minuut volgepland is, maar houdt rekening met onverwachte momenten. Bij mijn klanten zorg ik er altijd voor dat ze minimaal 4 keer een half uur een “vrijhouden” blok in hun agenda hebben staan. Dit is super handig voor als er nog even snel iets tussendoor ingepland moet worden of als de plannen last minute wijzigen. Je hebt daardoor speling maar ook tijd om dingen uit te werken die je misschien niet hand meegenomen in je planning.
Wees niet te enthousiast met plannen
Zoals ik bij punt vier al aangaf, plan je agenda niet vol van 8.00 tot 18.00 uur maar probeer ook realistisch te denken. Door met urenregistratie te werken zoals Toggl of in Moneybird krijg je een realistisch beeld over je gewerkte uren per klant of project. Het is zo zonde als je denkt de perfecte planning te hebben en vervolgens op maandag om 15.00 uur al zes uur achter loopt.
De kunst van agendabeheer is oefenen en bijschaven. Werkt het niet op de ene manier? Probeer een andere techniek wat voor jou wel werkt. Je kan bijvoorbeeld na elk overleg een kwartier niks inplannen zodat je altijd tijd hebt om na de afspraak gelijk wat dingen uit te werken. Of blok een hele middag dat je aan jouw bedrijf werkt en niet voor de klant (en dan ook niet bereikbaar bent).
Kom je er zelf helemaal niet meer uit? Dan help ik je graag, vanaf vier uur per week kan ik je ondersteunen met agenda-, en e-mailbeheer zodat je meer tijd overhoudt om de dingen te doen waar je wel goed in bent.
