Er bestaan verschillende online productiviteitstools, mijn favoriet is Asana. Waarom zou je een online productiviteitstool gebruiken? Een notitieboek werkt toch net zo goed? Zeker, maar als je met verschillende personen samenwerkt of alles digitaal doet, is het zeker aan te raden om Asana te gebruiken.
In deze blog lees je alles om met Asana aan de slag te kunnen gaan!
Wat is Asana?
Het is een web- en mobiele applicatie die is ontworpen om teams te helpen bij het organiseren, volgen en beheren van hun werk (bron: Wikipedia).
Je kan je persoonlijke takenlijst er in bijhouden, projecten aanmaken en mensen toevoegen aan een project of takenlijst.
Wat zit er in Asana?
- Takenlijsten
Dit is de basis van Asana, een takenlijst. Deze lijsten worden gebundeld in projecten, waar je weer teams aan kan toevoegen. - Teams
Werk je online met een virtueel assistent? Dan kan je hem of haar toevoegen aan het team en ook taken toewijzen. Heb je een groter team en werk je aan een project, dan kan je deze ook toevoegen. - Subtaken
Heb je een overkoepelende taak? Zoals bijvoorbeeld het maken van een gratis download, dan kan je alle taken die bij het maken van een gratis download horen, hieronder vermelden. Of heb je een taak waar nog wat kleinere subtaken bij horen, maar je wil deze niet als taak toevoegen is dit ook een goede mogelijkheid - Projecten
Binnen een team maak je een project aan. Asana biedt verschillende templates aan voor het starten van een project. Denk bijvoorbeeld aan een een agenda voor een overleg, een marketingstrategie, checklist voor het aannemen van nieuw personeel of een stand-up meeting. Zodra je een template hebt gekozen, wordt het project aangemaakt en kan je het helemaal gaan aanpassen naar jouw wensen. Bij het project staat nu ook: invite people. Zo kan je mensen toevoegen door middel van een e-mail of een link.
Taken in Asana
Het aanmaken van een taak in Asana is heel makkelijk, typ iets in de takenlijst, druk op enter en er is een nieuwe taak aangemaakt. Voordat je verder gaat is het goed om te weten dat je in de taak allemaal onderdelen kan toevoegen en aanpassen, zodat je optimaal kan samenwerken.
Als je op de taak klikt, krijg je rechts in je scherm een overzicht te zien. Bovenin staat het onderwerp/naam van de taak, daaronder kan je allemaal informatie toevoegen:
- Assignee: wie moet de taak uitvoeren? Als je mensen hebt toegevoegd aan het project, kan je aangeven dat wie de taak moet gaan uitvoeren. Deze taak komt dan bij zijn of haar overzicht te staan en is ook te zien in het projectoverzicht.
- Due date: wanneer moet het af zijn? Asana zorgt ervoor dat taken die in je inbox staan gecategoriseerd zijn op datum. Hier hoef je zelf niks meer voor te doen.
- Projects: het kan zijn dat één taak bij meerdere projecten thuis hoort, dan kan je dit bij projects aanpassen. Asana zorgt er automatisch voor dat het in beide projecten komt te staan.
- Tags: je kan je eigen categorieën maken, ook wel tags. Schrijf je veel blogs en moet je hier onderzoek voor doen. Geef het een tag (deze kan je zelf toevoegen). In jouw overzicht (bij My Task) worden deze ook weergegeven, net als in de projecten. Je kan hier ook op filteren en er voor zorgen dat deze bij elkaar komen te staan.
- Description: hierin kan je een omschrijving geven van de taak. Zo weet iedereen die aan het project werkt, waar de taak voor staat. Je kan ook mensen taggen in deze omschrijving, zij krijgen hier dan weer een melding van.
- Subtask: zoals je al eerder kon lezen, kan je ook subtask toevoegen aan een taak. Een subtask kan je ook aan iemand toewijzen in het team en er een einddatum aan vast hangen.
- Bijlagen: aan een taak kan je ook een bijlage toevoegen. Klik in de taak op de paperclip boven in. Je kan dan documenten toevoegen vanuit je computer, Dropbox, Google drive en OneDrive.
- Link delen: heb je een taak aangemaakt en wil je deze delen (maar niet toewijzen) dan kan je een link van de taak kopiëren en delen.
Asana zit ook vol met super snelle en handige sneltoetsen, een overzicht vind je hier. Heb je de app niet op je telefoon, maar wil je wel even snel een taak toevoegen? Geen probleem, mail de taak (zet deze in het onderwerp) naar: x@mail.asana.com. Asana koppelt de taak in jouw takenlijst door middel van jouw e-mailadres die gebruikt hebt om je te registeren.
Als je Asana voor het eerst gebruikt, is het een beetje puzzelen. Al met al vind ik het een super fijne tool om te gebruiken en is het ideaal voor het samenwerken.
Asana is gratis te gebruiken. Er zit geen limiet op het toevoegen van taken, projecten of berichten. In de gratis versie kan je tot en met 15 teamleden samenwerken.
In de betaalde versie, vanaf €10,99 per maand krijg je extra onderdelen. Zoals een dashboard, eigen velden, formulieren en het toevoegen van mijlpalen in je planning.
Ga jij Asana gebruiken?
