Hoe zorg je ervoor dat je mailbox opgeruimd blijft, zonder dat je er elke drie minuten naar hoeft te kijken? In deze blog lees je drie tips voor het behouden van een opgeruimde mailbox.
Klik niet weg
Het komt soms voor dat je een mail binnen krijgt die spannend is om te beantwoorden of waarvan je niet precies weet wat je er mee moet. Het is dan heel verleidelijk om deze mail dan gelijk weer weg te klikken en aan iets anders te beginnen, maar het scheelt juist heel veel tijd als je de mail gelijk beantwoord. Ga maar eens na: stel je klikt het weg, je gaat even iets anders doen, je gaat nog even nadenken over de mail en stelt het uit. Als je je mail op gezette tijden beantwoord (en hebt ingepland in je agenda), heb je juist de tijd om een lastige mail te beantwoorden. Daarna kan je de mail gelijk archiveren of in een map plaatsen als je het wil bewaren.
Maak regels aan
Het aanmaken van regels in je mailbox maakt het leven een stuk makkelijker. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat alle nieuwsbrieven gelijk in een mapje terecht komen, zodat je hier niet door afgeleid wordt. Werk je aan een bepaald project dan is dit ook heel handig.
Lees hier hoe je een regel instelt in Outlook. In Gmail noemen ze het een filter, hoe je deze instelt lees je hier.
Ruim op
Mail verstuurd of gelezen? Zit er geen actie meer aan verboden? Gooi het weg. Mocht je dat te rigoureus vinden, maak een archief mapje aan. Check een keer in de drie maanden of je er nog iets mee gedaan hebt. Zo niet, dan kan het hele mapje geleegd worden.
Als je met een team in één mailbox werkt, is het overzichtelijk om een ‘verwerkt’ of ‘afgerond’ map aan te maken. Zodra een mail (waar een taak aan verbonden zat) is afgehandeld kan de mail in deze map geplaatst worden. Wat ik af raad is om meer dan 5 mapjes aan te maken, met daaronder nog 10 submapjes. Negen van de tien keer kijk je nooit meer in de mapjes of vergeet je dat die ene mail in dat mapje stond. Gebruik je de mapjes en de mails daarin wel? Zet dan in je agenda dat je een keer in de drie maanden deze mapjes opruimt.
