5 Tips voor een gestructureerde agenda

Er zijn zoveel dingen waar je rekening mee moet houden tijdens het inplannen van je agenda:

• Wat doe je wanneer? 
• Hoe lang ben je met een taak bezig?
• Wat zijn je werktijden? 
• Wanneer ben je het productiefst? En wanneer juist niet? 
• Is het een taak die met regelmaat terug komt? 

Hoe zorg je ervoor dat je planning ook daadwerkelijk in je agenda past? In deze blog lees je 5 tips voor het inplannen van je agenda, zodat je productief en efficiënt aan de slag kan. 

1. Hoe lang ben je bezig met een taak?
   Voordat je bezig gaat met het inplannen van je agenda, moet je weten hoe lang je met een taak bezig bent. Voorbeeld: denk je dat je voor het uitschrijven en inplannen van content een uur per week bezig bent, blijkt dit in werkelijkheid al drie uur per week te zijn. Dan loopt je agenda gelijk al in het honderd, voordat de week begonnen is. Houd daarom goed je uren bij! In deze blog lees je welke tools je hiervoor kan gebruiken. Het is daarom aan te raden om in het begin net iets meer tijd te rekenen voor een taak/opdracht. Dit zorgt ervoor dat je planning niet in de soep loopt. 
2. Terugkerende taken
   Wat zijn dingen die je dagelijks, wekelijks of elke maand terug komen? Maak daar een goed overzicht van. Denk bijvoorbeeld: facturatie, website updaten, blogs schrijven, sociale media inplannen. Denk daarbij ook aan het beantwoorden van e-mails en andere administratieve taken. Zorg er voor dat deze taken ook terugkomen in jouw agenda. 
3. Wanneer ben je productief?
   Heb je moeite om ‘s ochtends vroeg gelijk in je werk te duiken of heb je nog even een opstart momentje nodig? Zit je er na de lunch lekker in of heb je dan juist een dip? Weet wat voor jou werkt (test het uit!) en plan blokken waarvoor je bijvoorbeeld concentratie of creativiteit nodig hebt, in op momenten dat je het meest productief werkt.
4. Pauze!
   Plan pauzes in in je agenda: ‘s ochtends een kwartiertje, een lunchpauze van ongeveer 45 minuten tot een uur en in de middag ook een kwartier. Kies vooral zelf het tijdstip, maar hoe meer pauzes je neemt, hoe beter het is voor je productiviteit. De dingen die je doet in je pauze, mogen niet op jouw werkzaamheden zijn. Ga een rondje wandelen, doe een dansje, ruim iets op in huis of doe iets creatiefs. 
5. Ruimte voor flexibiliteit
   In mijn agenda heb ik een middag gepland voor uitloop en leuke dingen. Loopt alles volgens plan? Dan heb ik een middag om dingen te doen die ik leuk vind. Waren er externe factoren waardoor ik de taken niet op het geplande moment kon uitvoeren? Dan kan je makkelijk schuiven in je agenda en is er geen man overboord. 

Een extra tip: houd jezelf er aan! Je kan je agenda helemaal mooi inplannen met categorieën en alles perfect gepland hebben, maar als je je er niet aan houdt heeft het ook geen nut. Begin klein met de basis, je kan daarna altijd dingen aanpassen als iets niet bevalt op een tijdstip of dag. 

Heb je behoefte aan meer structuur in je werkdag? Plan dan een Structuur Sessie in.