Elke dag verstuur je tientallen mails (of misschien wel meer), maar hoe stel je een goede zakelijke mail op? Wat is de tone of voice? Let je ook op spelling? Er is bijna niks slordiger dan een mail naar een potentiele klant met een spelfout. Je staat dan eigenlijk al 1-0 achter. Hierbij 5 tips voor de beste zakelijke e-mail.
- Wat is de ‘tone of voice’?
De ’tone of voice’ is is heel belangrijk. Het is heel anders dan een telefonisch gesprek. Met de juiste toon kan je iemand hiermee overtuigen en als nieuwe klant binnen halen! De ‘tone of voice’ moet herkenbaar zijn en in lijn met al jouw andere sociale media. Het is namelijk gek als je op Instagram heel zakelijk bent, maar via de mail juist helemaal niet (of andersom). Probeer hierbij ook dichtbij jezelf te blijven. - Structureer je mails
Geef een duidelijke indeling aan jou mail. De beste tip die ik kreeg was: zie het als een soort sandwich. Je begint met iets positiefs, in het midden plaats je iets wat belangrijk is of een moeilijk vraagstuk en sluit weer af met een positieve noot. Overdrijf hierin niet! - Kort maar krachtig
Andere ondernemers lezen waarschijnlijk ook elke dag tientallen e-mails, zorg er daarom voor dat jouw mails niet te lang zijn. Kom snel tot de kern! Dan weet jouw klant snel waar hij of zij aan toe is. Raffel het niet af en blijf geïnteresseerd. - Nuttige onderwerpregel
Geef je mails een onderwerp mee die makkelijk te herkennen is voor de ontvanger. Een onderwerp zoals: vraag of tip werkt niet en verdwijnt in de massa. Gebruik drie tot acht woorden. Bijvoorbeeld: vraag over aanbod of 5 tips voor e-mails. - Spelling
Check voordat je je mail verstuurd nog even of de zinnen goed lopen en er geen spelfouten in staan. Net zo belangrijk: heeft alles dezelfde layout, staat je handtekening er goed in, heb je gebruik gemaakt van alinea’s?
Better safe, than sorry? Stel in dat jouw mails automatisch 3 minuten later worden verstuurd, zo kan je nog snel mails aanpassen voordat ze bij de ontvanger binnen komen.
