Altijd tijd te kort? Vraag je je af hoe andere mensen wel tijd over hebben?
In deze blog geef ik je vijf tips zodat je meer tijd overhoud.
Beantwoord je mail op gezette tijden
Je mail hoeft niet (altijd) binnen één of twee uur beantwoord te worden. Stel een automatisch antwoord in met daarin vermeld dat de mail binnen x uur of dagen wordt beantwoord. Zo heeft jouw klant binnen 2 seconden een reactie en weet de klant gelijk waar hij/zij aan toe is. Plan een blok in je agenda waarin je aan de slag gaat met je mails. Extra tip: zet je meldingen uit. Zo kan je heerlijk ongestoord blijven werken en wordt je niet een slaaf van je eigen mailbox.
Automatiseer processen
Denk bijvoorbeeld aan standaard mails, digitale boekhouding, online takenlijsten. Of juist een goed CRM systeem zodat je niet elke keer opzoek moet naar contact persoon X, waarvan je de gegevens hebt opgeschreven in een notitieboekje die ergens achterin een kast ligt. Je hoeft echt niet het wiel opnieuw uit te vinden, er zijn genoeg programma’s en systemen gemaakt die aan jouw behoeftes voldoet.
De tip die uitstellen de das om doet
De twee minuten regel. Je kan er bij niet om heen. Als het in twee minuten kan doe je het NU. Zo voorkom je dat je dingen eeuwig voor je uit kan schuiven die je allang gedaan had kunnen hebben. Bijvoorbeeld het posten van een instagram story of gelijk even een scan/foto van je parkeerbonnetje uploaden in je digitale boekhouding. Alle kleine beetjes helpen.
Maak je to-dolist aan het einde van de dag
Huh? Maar dan ben je toch al klaar met werken? Ja, maar je zit er ook nog lekker in en je weet waar je wel/niet aan toe bent gekomen. Kijk even goed naar de planning van de volgende dag en maak die to-dolijst gelijk. Als je de volgende dag start kan je gelijk beginnen met werken en weet je wat je te doen staat. Zo heb je gelijk een kickstart van je dag!
Een dag zonder klant-afspraken
Ja, maar hallo! Ik moet toch geld verdienen? JA! Maar het is wel de bedoeling dat jij de regie over jouw agenda behoudt en niet dat de klanten met jou aan de haal gaan en je achter de feiten aan blijft lopen. Kies een dag in de week waar jij AAN jouw bedrijf gaat werken om zo dat ene grote project eens goed uit te werken. De klant kan ook wel op een andere dag. Zo kan je gefocust en efficiënt aan het werk.
Je kan er ook voor kiezen om bijvoorbeeld de werkdagen een thema te geven: maandag werk je AAN je bedrijf, dinsdag is voor socials, woensdag is voor je klanten, donderdag is voor administratie en de vrijdag is je vrije dag. Zo hoef je je op woensdag nooit druk te maken over de administratie, want dat is een taak voor donderdag. Probeer het eens en kijk wat werkt voor jou!
Kom je met bovenstaande tips toch niet uit de voeten? Misschien is een virtual assistant dan wel iets voor jou. Wil je meer weten? Neem contact met mij op en wie weet heb jij straks zeeën van tijd.
